Chez Morneau Sobeco, nous nous engageons à protéger la confidentialité, la sécurité et l'intégrité des renseignements personnels que nous recevons à votre sujet. La présente politique relative à la confidentialité vous explique comment nous honorons cet engagement.

Les renseignements personnels sont généralement des renseignements sur une personne identifiable, à l'exception des renseignements professionnels concernant les employés d'une entreprise.

Pourquoi avons-nous besoin de vos renseignements personnels?

En tant que cabinet de services-conseils en ressources humaines et d'impartition, Morneau Sobeco est engagée par ses clients (dans la plupart des cas, votre employeur ou le promoteur de votre programme d'avantages sociaux) afin de fournir des services pouvant nécessiter des renseignements personnels. Nous recevons et utilisons vos renseignements personnels afin de fournir les services pour lesquels nous avons été engagés par nos clients.

Collecte et utilisation

Nous recueillerons, utiliserons et conserverons seulement les renseignements personnels nécessaires à l'accomplissement du travail pour lequel nous avons été engagés. Nous travaillons habituellement pour les promoteurs de régimes à la conception, à la livraison, à l'administration et au traitement de programmes de retraite, d'épargne, d'assurance collective et de rémunération.

Nous recevons généralement des renseignements personnels de deux sources : les promoteurs de régimes (c.-à-d. votre employeur dans la plupart des cas) et vous directement.

Renseignements provenant des promoteurs de régimes : Presque tous les renseignements personnels que nous possédons proviennent de nos clients, en l'occurrence le promoteur de votre régime, afin que nous puissions administrer et traiter vos régimes. Nous nous attendons à ce que nos clients vous aient transmis leurs politiques relatives à la divulgation de renseignements et qu'ils aient obtenu votre consentement.

Renseignements provenant des participants au régime : Il peut arriver que nous nous adressions directement à vous afin d'obtenir vos renseignements personnels. À moins d'indication contraire, ces renseignements serviront à l'administration ou au traitement de vos régimes pour employés. En participant au régime, vous consentez à la collecte et à l'utilisation de vos renseignements personnels. Si nous recueillons vos renseignements personnels directement auprès de vous à des fins autres que celles indiquées dans la présente politique relative à la confidentialité, nous vous dirons pourquoi nous avons besoin de ces renseignements et obtiendrons votre consentement pour cette utilisation précise. Ce consentement peut être explicite ou tacite.

Divulgation

Afin d'effectuer le travail pour lequel nous avons été engagés, il se peut que nous ayons à communiquer vos renseignements personnels à des tiers. Ces tiers sont tenus de respecter la confidentialité, la sécurité et l'intégrité de vos renseignements personnels, conformément à notre politique relative à la confidentialité. Dans certains cas, le promoteur de votre régime peut nous demander de transmettre vos renseignements personnels à d'autres entreprises liées à vos programmes d'avantages sociaux.

Enfin, il est possible que la loi nous oblige à communiquer vos renseignements personnels ou que nous devions collaborer avec des organismes de réglementation ou des responsables de l'application de la loi dans le cadre d'une enquête.

Soyez assuré que nous ne vendrons pas vos renseignements personnels à qui que ce soit.

Protection de vos renseignements personnels

Nous avons mis en place et continuons de concevoir des mesures appropriées de sécurité administrative, électronique et physique pour protéger vos renseignements personnels, y compris :

• une politique officielle de sécurité des systèmes informatiques, comprenant l'utilisation de mots de passe, de coupe-feux, de systèmes de détection antivirus, de systèmes de détection d'intrusion et de surveillance;
• une sécurité physique accrue des bureaux de Morneau Sobeco;
• un accès restreint selon la nécessité d'accès;
• des conventions de confidentialité signées par les employés et les fournisseurs de services de Morneau Sobeco;
• une confirmation annuelle des obligations relatives à la confidentialité par les employés de Morneau Sobeco.

Nous ne conserverons les renseignements personnels qu'aussi longtemps que pour les fins auxquelles ils ont été recueillis, ou pour les délais exigés ou permis par la loi, y compris les lois sur les assurances, les lois sur l'impôt, les lois sur les régimes de retraite et les lois sur la prescription.

Un mot sur Internet

Nous pouvons recueillir de l'information sur les utilisateurs de nos sites Web en utilisant des témoins (cookies). Nous utiliserons cette information seulement pour améliorer votre expérience de navigation actuelle, nos sites Web et les services que nous vous offrons.

Réponse à vos préoccupations relatives à la confidentialité

Sur demande, nous vous donnerons accès à vos renseignements personnels conservés dans nos dossiers. Bien que nous prenions toutes les mesures nécessaires pour que tous vos renseignements personnels demeurent exacts et à jour aux fins des tâches que nous devons accomplir, si vous remarquez des erreurs, veuillez communiquer avec votre représentant du service à la clientèle afin de les corriger.

Si vous avez des préoccupations relativement à la confidentialité de vos renseignements personnels ou à la façon dont nous les manipulons, ou si vous désirez retirer un consentement que vous nous avez déjà donné, veuillez communiquer, par écrit, avec notre responsable de la protection des renseignements personnels :